Como contratar secretária virtual: 10 perguntas antes de fechar

Antes de contratar secretária virtual para o consultório, faça dez perguntas ao fornecedor: se o atendimento é humano, como a pessoa é treinada, quem escreve os scripts, qual o horário de cobertura, que relatórios você recebe, como tratam a LGPD, o que diz o contrato, como cancelar, qual o limite de consultas e o que acontece numa urgência.

Resumo rápido

• Pergunte primeiro se quem atende é uma pessoa ou uma automação; a resposta muda tudo o que vem depois.
• Treinamento, scripts e limite de consultas definem se o serviço cabe na sua rotina.
• LGPD, contrato e cancelamento definem o seu risco. Peça tudo por escrito.
• Anote a resposta de cada fornecedor na mesma tabela para comparar com calma.
• No Instituto Hiraki: secretária humana, treinada em vendas, scripts personalizados, planos de R$ 599 a R$ 1.899 por mês, sem encargos trabalhistas.

Por que perguntar antes de fechar?

Porque secretária virtual é um nome usado para serviços muito diferentes: de uma pessoa que atende no seu nome a um menu automático que responde por palavras-chave. A pergunta certa separa um do outro antes do contrato, não depois.

O que você está contratando é a função de recepção, que toca na primeira impressão do paciente, na sua agenda e no seu faturamento.

A regra de uso da lista é simples: faça todas as perguntas, a todos os fornecedores, e peça as respostas por escrito.

As 10 perguntas para fazer ao fornecedor

Em ordem de impacto. Para cada uma, o que uma boa resposta inclui e, quando o Instituto Hiraki publica a informação, como ele responde. Onde não publica, a orientação é confirmar com a equipe.

1. Quem atende é uma pessoa ou uma automação?

   Uma boa resposta inclui: o nome da função, se há pessoa dedicada ou equipe, e o que acontece numa situação fora do script. No Instituto Hiraki, a secretária é humana; não é um robô nem uma automação de mensagens.

2. Como essa pessoa é treinada para o meu consultório?

   Uma boa resposta inclui: treinamento em atendimento e em vendas, período de adaptação às suas regras e quem acompanha esse início. No Instituto Hiraki, a secretária é treinada em vendas.

3. Quem escreve os scripts e eu posso alterar?

   Uma boa resposta inclui: script construído com você, no seu nome e no seu tom, com as regras da sua agenda, e revisão quando a rotina mudar. No Instituto Hiraki, os scripts são personalizados para o consultório.

4. Qual o horário de cobertura e o que acontece fora dele?

   Uma boa resposta inclui: dias e horários por escrito, e o que o paciente recebe fora deles (mensagem, retorno, nada). No Instituto Hiraki, confirme com a equipe.

5. Que relatórios vou receber e com que frequência?

   Uma boa resposta inclui: contatos recebidos, consultas marcadas, remarcações, faltas e pendências de cobrança, com periodicidade definida. No Instituto Hiraki, confirme com a equipe.

6. Como vocês tratam os dados dos meus pacientes (LGPD)?

   Uma boa resposta inclui: o que a secretária pede e o que não pede por mensagem, cláusula de confidencialidade no contrato, quem responde pelo tema e o que acontece com as conversas. O detalhe do que pode ser perguntado está em LGPD no WhatsApp do consultório. No Instituto Hiraki, confirme a cláusula com a equipe e valide com o seu jurídico.

7. O que o contrato cobre e o que fica de fora?

   Uma boa resposta inclui: escopo (WhatsApp, ligações, cobrança, apoio administrativo), reajuste, responsabilidades de cada lado e a natureza do vínculo. No Instituto Hiraki, a secretária atende WhatsApp e ligações em nome do consultório, agenda, confirma, remarca, cobra e dá apoio administrativo e de vendas, sem encargos trabalhistas para você. As demais cláusulas, confirme com a equipe.

8. Como funciona o cancelamento e a troca de plano?

   Uma boa resposta inclui: aviso prévio, multa (se houver) e como subir ou descer de plano quando a agenda muda. No Instituto Hiraki, confirme com a equipe.

9. Qual o limite de consultas do plano e o que acontece se eu passar?

   Uma boa resposta inclui: o número por escrito e a regra de excedente. No Instituto Hiraki, os planos são Agenda 20 (até 20 consultas por mês) por R$ 599, Agenda 60 (até 60) por R$ 799, Ilimitado por R$ 1.199 e Consultório (uma marca, até três profissionais) por R$ 1.899, todos mensais. A regra de excedente, confirme com a equipe.

10. Como vocês lidam com urgência e com pergunta clínica?

    Uma boa resposta inclui: a secretária não orienta clinicamente e segue a regra que você definiu, como encaminhar a um serviço de emergência ou avisar você por canal combinado. No Instituto Hiraki, confirme com a equipe como essa regra é aplicada.

Como comparar as propostas lado a lado?

Colocando as dez respostas numa tabela, uma coluna por fornecedor. O que não couber numa célula curta provavelmente não foi respondido de verdade.

Quais sinais de alerta pedem cautela?

Os que trocam resposta por promessa. Um fornecedor sério responde às dez perguntas com fatos; o que fugir disso merece uma segunda olhada.

• Promete número de pacientes novos ou taxa de conversão antes de conhecer a sua agenda.
• Não responde por escrito ou muda a resposta de uma conversa para outra.
• Não explica quem atende, nem se é pessoa ou automação.
• Não aceita o seu script ou não permite revisão.
• Não fala de LGPD ou diz que não se aplica a consultório pequeno.
• Contrato sem regra de cancelamento ou com fidelidade que não foi mencionada na venda.
• Cobrança por consulta sem teto nem previsão.
• Nenhum canal para escalar uma situação fora do script.

O que preparar do seu lado antes de fechar?

O que a secretária vai precisar no primeiro dia, para o script não ser escrito no improviso.

• Um número comercial de WhatsApp e telefone, separado do seu pessoal.
• Uma agenda online que ela possa consultar e preencher. O Sistema Hiraki (R$ 199,99 por mês) inclui agenda, prontuário eletrônico, telemedicina ilimitada e perfil no marketplace.
• As regras: valores, convênios aceitos, duração de primeira consulta e de retorno, encaixe, remarcação, atraso e falta.
• As respostas para as cinco perguntas que os pacientes mais fazem hoje.
• A definição do que é urgência para você e por qual canal quer ser avisado.
• Uma pessoa de contato para as dúvidas das primeiras semanas.

Modelos prontos para o item das regras estão em script de atendimento de consultório para WhatsApp e telefone, e o passo a passo da implantação em secretária remota para consultório: como funciona.

Como o Instituto Hiraki responde a essas perguntas?

Nos pontos que o Instituto publica: a secretária é humana, treinada em vendas, com scripts personalizados; atende WhatsApp e ligações em nome do consultório; agenda, confirma, remarca e cobra; dá apoio administrativo e de vendas; e não gera encargos trabalhistas para você.

Valores vigentes em outubro de 2026; a fonte atualizada é a tabela de serviços. Horário de cobertura, relatórios, cláusulas de contrato, cancelamento, regra de excedente e tratamento de urgência não estão publicados: confirme com a equipe antes de fechar, por escrito, como você faria com qualquer fornecedor.

Perguntas frequentes

Secretária virtual é sempre uma pessoa?

Não. O termo é usado tanto para atendimento humano remoto quanto para automações de mensagem. Por isso a primeira pergunta ao fornecedor é exatamente essa. No Instituto Hiraki, a secretária é uma pessoa, treinada em vendas, que segue scripts personalizados no nome do consultório.

Quanto custa contratar uma secretária virtual?

No Instituto Hiraki, de R$ 599 a R$ 1.199 por mês, conforme o limite de consultas, e R$ 1.899 por mês para uma marca com até três profissionais, sem encargos trabalhistas. Valores de outubro de 2026. Em outros fornecedores, pergunte o que está incluído e se há cobrança por excedente.

Preciso de contrato para contratar secretária virtual?

Sim, e por escrito. É nele que ficam escopo, valor, reajuste, cancelamento, confidencialidade e proteção de dados. Peça o modelo antes de fechar e leve ao seu jurídico ou contador, principalmente as cláusulas sobre vínculo e sobre dados de pacientes.

Posso testar antes de fechar um plano maior?

Pergunte ao fornecedor se existe plano de entrada e como funciona a troca de plano. No Instituto Hiraki, o plano Agenda 20, de até 20 consultas por mês, é o de menor volume, e a troca de plano acompanha o crescimento da agenda; confirme as condições com a equipe.

Contratar secretária virtual gera vínculo trabalhista?

A natureza do vínculo depende do contrato e da forma como o serviço é prestado; este artigo não é parecer jurídico. O Instituto Hiraki informa que o serviço é prestado sem encargos trabalhistas para o cliente. Leve o contrato ao seu contador ou advogado antes de assinar.

O que acontece se eu passar do limite de consultas do plano?

Depende da regra de excedente do fornecedor, que precisa estar por escrito. No Instituto Hiraki, os planos vão de 20 consultas por mês a ilimitado, e a troca de plano acompanha o volume; a regra para o mês em que o limite é ultrapassado, confirme com a equipe.

Próximo passo

Faça as dez perguntas ao Instituto Hiraki também. Descreva como é a sua agenda hoje e peça as respostas por escrito em secretária virtual do Instituto Hiraki.

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