Secretária virtual ou secretária CLT: comparativo de custos

Secretária virtual ou CLT: a diferença de custo não está só no salário. Na contratação CLT, você paga salário, encargos, benefícios, férias, 13º, reposição em faltas, equipamento e espaço de trabalho. Na secretária virtual, você paga um plano mensal fixo, sem encargos trabalhistas para o cliente, porque o vínculo é de prestação de serviço, não de emprego.

Resumo rápido

• O custo de uma secretária CLT tem pelo menos oito categorias: salário, encargos, benefícios, férias, 13º, reposição, equipamento e espaço.
• Férias com adicional de um terço, 13º e FGTS são obrigações previstas na Constituição e em lei federal.
• Parte do custo da CLT não aparece no contracheque: substituição em faltas e férias, treinamento, rescisão e gestão.
• A secretária virtual do Instituto Hiraki custa de R$ 599 a R$ 1.899 por mês, conforme o volume de consultas, sem encargos para o cliente.
• A CLT continua fazendo sentido quando você precisa de alguém presente fisicamente o dia inteiro.

O que entra no custo de uma secretária CLT?

O custo real de uma funcionária é o salário mais tudo o que a lei, o convênio da categoria e a operação do consultório acrescentam. Para comparar com um serviço, você precisa somar todas as parcelas, não só o valor combinado na entrevista.

As categorias que compõem esse custo são:

1. Salário: o valor mensal acordado, respeitado o piso da categoria na sua região, definido em convenção coletiva.
2. Encargos sobre a folha: depósito do FGTS, contribuição previdenciária patronal e outras contribuições que variam conforme o regime tributário do consultório.
3. Benefícios: vale-transporte, vale-refeição ou alimentação e outros previstos na convenção coletiva da categoria.
4. Férias: um mês de descanso remunerado por ano, com adicional de um terço sobre o salário.
5. 13º salário: uma remuneração extra por ano, paga em dezembro.
6. Reposição: quem atende quando a secretária está de férias, de atestado ou falta.
7. Equipamento: computador, telefone, linha, internet, cadeira e mesa de trabalho.
8. Espaço: o metro quadrado da recepção, que em um consultório próprio entra no aluguel e no condomínio.

Cada consultório tem números diferentes para essas parcelas, e eles mudam com o piso regional, a convenção coletiva e o regime tributário. Por isso este artigo não apresenta um total: o caminho certo é pedir ao seu contador uma simulação com o salário e a cidade onde você atende.

Quais encargos e benefícios a lei exige?

Férias com adicional de um terço, 13º salário e depósito de FGTS são obrigações previstas em norma federal, não negociáveis com a funcionária. Abaixo, o que cada uma diz, citando a fonte oficial.

• Férias e 13º: a Constituição Federal, art. 7º, assegura no inciso VIII o décimo terceiro salário com base na remuneração integral e, no inciso XVII, férias anuais remuneradas com pelo menos um terço a mais do que o salário normal.
• Gratificação de Natal: a Lei nº 4.090/1962, art. 1º, determina que em dezembro o empregador paga ao empregado uma gratificação correspondente a 1/12 da remuneração por mês de serviço no ano.
• FGTS: a Lei nº 8.036/1990, art. 15, obriga o empregador a depositar mensalmente, em conta vinculada, 8% da remuneração paga ou devida no mês anterior.
• Vale-transporte: pela Lei nº 7.418/1985, art. 4º, parágrafo único, o empregador participa dos gastos de deslocamento com a parcela que exceder 6% do salário básico do empregado.

A contribuição previdenciária patronal e as demais contribuições sobre a folha dependem do regime tributário do consultório (pessoa física, Simples Nacional, lucro presumido) e de anexos específicos; não há um percentual único que valha para todos. Para esse item, a orientação é a mesma: confirme com o contador antes de fechar a conta.

Quais custos ficam fora do contracheque?

Boa parte do custo da CLT não está na folha de pagamento: está no tempo que você gasta gerenciando a pessoa e no que acontece quando ela não está. Esses itens raramente entram no orçamento, mas aparecem no caixa.

• Substituição: nas férias, nos atestados e nas faltas, alguém precisa atender o telefone. Ou você contrata uma temporária, ou atende você mesmo, ou o consultório fica sem resposta.
• Seleção e treinamento: cada contratação consome horas de entrevista, integração e correção de erros nas primeiras semanas.
• Rotatividade e rescisão: quando a pessoa sai, há verbas rescisórias, aviso prévio e um novo ciclo de seleção.
• Gestão: escala, ponto, feedback, conflitos. É trabalho de gerente, feito por quem deveria estar atendendo paciente.
• Ociosidade: em consultório pequeno, a secretária presencial passa parte do dia sem demanda, e esse tempo é pago do mesmo jeito.
• Estrutura: a recepção precisa existir fisicamente. Em consultório compartilhado, como as unidades do Instituto Hiraki, a recepção já vem com a sala; em consultório próprio, você paga o espaço.

Se você está decidindo também sobre o local de atendimento, o artigo sobre consultório próprio ou coworking médico trata dos custos de estrutura com o mesmo critério.

Quanto custa a secretária virtual?

A secretária virtual do Instituto Hiraki é cobrada em plano mensal, definido pela quantidade de consultas atendidas. Não há salário, encargos, benefícios, férias ou 13º para você pagar: o contrato é de serviço, e a equipe que atende é do Instituto.

Todos os planos incluem uma secretária humana, treinada em vendas, atendendo WhatsApp e ligações em nome do consultório, com agendamento, lembretes, remarcação, cobranças, vendas e apoio administrativo. Os valores são os vigentes em outubro de 2026; a tabela de serviços é a fonte atualizada.

Secretária virtual ou CLT: comparação por categoria de custo

A forma mais justa de comparar é colocar cada categoria lado a lado e marcar quem paga. A tabela não traz totais, porque os valores da CLT dependem do seu caso; ela mostra onde cada modelo gera despesa.

A última linha da tabela resume a lógica: na CLT, o custo é fixo mesmo que a agenda encolha; no serviço, o plano acompanha o volume de consultas.

Quando a secretária CLT continua sendo a escolha certa?

A CLT continua fazendo sentido quando o trabalho exige presença física durante todo o expediente: receber o paciente, organizar sala, conferir documentos, lidar com caixa e com fluxo de várias pessoas ao mesmo tempo. Nesses casos, o custo maior compra algo que o serviço remoto não entrega.

Alguns cenários em que a contratação presencial se justifica:

• Clínica com vários profissionais atendendo simultaneamente e sala de espera cheia o dia inteiro.
• Consultório com procedimentos que exigem preparo de sala e acompanhamento de entrada e saída.
• Local sem recepção compartilhada, onde alguém precisa abrir a porta e ficar no balcão.
• Volume de tarefas administrativas presenciais, como arquivo físico e recebimento de materiais, que ocupe a pessoa o dia todo.

Para o profissional que atende sozinho, em consultório compartilhado com recepção própria da unidade, a conta tende a inverter: o que falta é alguém no telefone e no WhatsApp, não alguém no balcão. É nesse perfil que a secretária virtual costuma resolver com um plano só. Se quiser ver o modelo em detalhe, leia secretária virtual para médicos: vale a pena.

Perguntas frequentes

Quanto custa uma secretária CLT para consultório?

Depende do piso da categoria na sua cidade, da convenção coletiva, do regime tributário do consultório e dos benefícios praticados. Por isso não existe um valor único. Some salário, FGTS, contribuições sobre a folha, benefícios, férias com um terço, 13º e reposição, e peça ao contador uma simulação com os seus dados.

Secretária virtual tem encargos trabalhistas?

Para o cliente, não. Você contrata um serviço do Instituto Hiraki, pago por plano mensal; a secretária é da equipe do serviço, e as obrigações trabalhistas dela são do prestador, não do consultório. O que você assume é o valor do plano e o fornecimento das regras de atendimento.

O que acontece com o atendimento nas férias da secretária virtual?

Férias, atestados e faltas da equipe não entram na sua conta: você contrata um serviço, e a organização de folgas e substituições fica com o prestador. Confirme com a equipe como a cobertura funciona nesses períodos. Na CLT, ao contrário, as férias da funcionária deixam o telefone sem resposta por um mês ou exigem uma substituta temporária paga por você.

Posso ter secretária CLT e virtual ao mesmo tempo?

Pode. Um arranjo comum em clínica é a recepcionista presencial cuidando do balcão e da sala de espera, e a secretária virtual cuidando do WhatsApp e das ligações, que costumam ficar sem resposta quando o balcão está cheio. Para uma marca com até três profissionais, existe o plano Consultório.

Trocar de CLT para virtual exige demitir alguém?

Não necessariamente. Há quem comece com a secretária virtual justamente para não contratar, e quem a adote quando a funcionária sai e decide não repor. Se houver uma funcionária ativa, a decisão envolve verbas rescisórias e deve ser avaliada com o contador antes de qualquer mudança.

Próximo passo

Se a conta da contratação presencial não fecha para o seu volume de consultas, compare com os planos da secretária virtual humana do Instituto Hiraki, sem encargos trabalhistas para o cliente, e fale com a equipe comercial pelo (31) 3157-6909.

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