O paciente ligou e você estava em consulta. A secretária virtual atende no seu nome.

A secretária não orienta sobre dieta: explica que a dúvida é tratada em consulta ou retorno e oferece o próximo horário disponível. A pergunta de graça vira retorno marcado, e a orientação continua sendo só sua.

Ela informa os convênios aceitos, o valor e a forma de pagamento que você definiu, e orienta a levar os exames que o paciente já tem, sem interpretá-los. Ela não faz triagem clínica: para dor forte ou urgência, segue a orientação que você deixou no script.

A secretária trata só de agenda: horário, valor, forma de pagamento e remarcação. Não pergunta o motivo da consulta nem registra histórico; isso fica entre você e o paciente, como pedem o sigilo profissional e a LGPD. A equipe assina termo de confidencialidade.

Ela informa o que você autorizar no script (valor da consulta ou da avaliação, formas de pagamento), dentro do que a Resolução CFM 2.336/2023 permite, e nunca promete resultado nem indica procedimento: a indicação é feita por você, em consulta. O contato que pede preço sai com avaliação marcada, não com uma resposta solta.

Ela responde às dúvidas de pagamento e de parcelamento com as condições que você definiu e deixa o horário de avaliação ou de retorno pronto para quando o paciente decidir.

Ela remarca dentro das regras do seu pacote, confirma a sessão seguinte e envia o lembrete, para a falta de hoje não virar pacote perdido. Para agendas menores, o Agenda 20 cobre até 20 consultas por mês.

Um só canal responde pela marca: a equipe identifica o profissional, consulta a agenda certa e marca. O plano Consultório cobre 1 marca, até 3 profissionais. Acima de 3 profissionais, fale com a equipe comercial. Secretária virtual para clínicas pequenas →

Sim. A secretária virtual do Instituto Hiraki é uma pessoa real, que trabalha a distância, treinada em vendas e em atendimento de consultório. Ela segue um script personalizado com as regras da sua agenda. Não é robô, chatbot nem automação de mensagens: quem lê e responde o paciente é alguém que entende a pergunta fora do menu.

O atendimento sai com a identidade do seu consultório: ela se apresenta como a secretária da sua clínica ou do profissional responsável, com o seu tom, o seu script e as suas regras de agenda, sem a marca Hiraki. O paciente é atendido por uma pessoa real, como seria na recepção do consultório. Para ele, é a secretária do seu consultório, porque é isso que ela faz.

Sim. Ela se apresenta como a secretária da sua clínica ou do profissional responsável, por exemplo: "Consultório Doutor [seu nome], bom dia. Sou a Karem, como posso te ajudar?". Usa o seu tom e segue o script com as regras da sua agenda: valores, horários, convênios e o que encaminhar a você. Para o paciente, é a recepção do seu consultório, não um atendimento genérico de terceiros.

Atende o WhatsApp e as ligações do consultório, agenda, confirma, lembra e remarca consultas, cuida das cobranças, conduz quem pede informação até o agendamento e faz apoio administrativo. Tudo no nome do consultório, com script personalizado. Ela não orienta sobre saúde nem pede sintoma, exame ou diagnóstico por mensagem: isso é encaminhado a você.

No Instituto Hiraki, a partir de R$ 599 por mês. Os planos são mensais e escolhidos pelo volume de consultas: Agenda 20 (até 20 consultas por mês) por R$ 599; Agenda 60 (até 60 consultas por mês) por R$ 799; Ilimitado (consultas ilimitadas) por R$ 1.199; e Consultório (1 marca, até 3 profissionais) por R$ 1.899. Sem salário, encargos, férias ou rescisão.

Conte as consultas que você fez no último mês. Até 20, o Agenda 20 resolve; entre 20 e 60, o Agenda 60; acima disso, o Ilimitado. Se a agenda é de uma clínica ou marca com mais de um profissional, até três, o plano é o Consultório. Quando o volume mudar, você troca de plano.

Depende do que você precisa na recepção. A CLT dá presença física, mas uma secretária CLT custa em torno de R$ 5.175 por mês para o consultório, somados salário de R$ 2.500, encargos e provisões, vale-alimentação e vale-transporte (estimativa; varia conforme convenção coletiva e benefícios), e com uma única pessoa o consultório fica sem atendimento quando ela adoece, tira férias ou sai. A secretária virtual é um serviço mensal fixo, a partir de R$ 599, sem encargos, que cobre WhatsApp e telefone com a continuidade da equipe. Os dois podem conviver. Ler o comparativo de custos →

O chatbot responde perguntas fixas a qualquer hora e não depende de pessoa, mas devolve menu quando o paciente pergunta algo fora do roteiro e não trata objeção de preço ou horário. A secretária humana entende a pergunta, negocia o horário e leva ao agendamento. Se a maior parte do seu contato é dúvida e decisão, pessoa; se é só confirmação, o robô pode bastar. Humana ou chatbot: qual escolher →

Não. Um call center atende várias empresas com roteiro genérico e mede tempo de chamada. A secretária virtual do Instituto Hiraki atende com o nome do seu consultório, com script montado a partir das suas regras, e o objetivo é a consulta marcada, não a chamada encerrada. É a mesma função de uma secretária de consultório, sem você precisar contratar e treinar uma pessoa.

Os dois formatos existem, conforme o caso: o atendimento sai no número do consultório, com a ligação desviada para a secretária, ou em um número em nome do consultório. A opção é combinada na contratação. Nos dois casos, o atendimento é com a identidade do seu consultório, sem a marca Hiraki, com o script e as regras de agenda que você definir.

O atendimento começa em até 7 dias depois da conversa com a equipe comercial e da escolha do plano. Nesse período, você envia as regras do consultório (valores, horários, convênios, política de remarcação e tom) e a equipe monta o script. Quanto mais completas as informações, mais rápido fica pronto.

Sim. A secretária atende o seu consultório de segunda a sexta, das 8h às 18h, e sábado, das 8h às 12h. O que acontece com as mensagens e ligações fora desse horário é combinado com a equipe na contratação, de acordo com a rotina do seu consultório.

Na agenda ou no sistema que você já usa. Se você não tiver um, o Instituto Hiraki fornece o Sistema Hiraki, com agenda online. A secretária trabalha só com o que precisa para agendar, confirmar, remarcar e cobrar.

Sim. O atendimento é a distância, para profissionais e clínicas de todo o Brasil. O que muda de um consultório para outro é o script: valores, horários, convênios, endereços e o tom que você quer no atendimento.

As condições constam da proposta e do contrato que você recebe antes de fechar. Pergunte à equipe comercial e peça por escrito: é uma das dez perguntas que recomendamos fazer a qualquer fornecedor de secretária virtual, inclusive a nós. 10 perguntas antes de contratar →

A secretária só trata os dados necessários para agendar: nome, telefone, horário, convênio e forma de pagamento. Ela não pede sintoma, exame, diagnóstico nem documento por mensagem; isso fica entre você e o paciente. Dado de saúde é dado sensível pela Lei 13.709/2018 (LGPD), e o script é montado para não coletá-lo. A equipe assina termo de confidencialidade, e o Instituto Hiraki firma com o consultório um contrato de operador de dados. LGPD no WhatsApp do consultório →

Erros de agenda acontecem com qualquer recepção, presencial ou remota. A diferença está no que vem antes e depois: o script escrito a partir das suas regras reduz a improvisação, e o que ela não sabe responder é encaminhado a você, não inventado. Se algo sair errado, você fala com a equipe Hiraki e o script é ajustado.

O que define o plano é o volume de consultas, não o número de endereços. Se você atende em dois lugares, informe na contratação os dias, horários e endereços de cada um, e o script orienta o paciente para o local certo. Para clínicas, o plano Consultório cobre uma marca com até três profissionais. Acima de 3 profissionais, fale com a equipe comercial.